LIC Leer- en Innovatiecentrum

Paradise by the dashboard light - werken met een PDCA-cyclus

Conferentie: LIBER 2011, Barcelona (Spanje)
Door: Ellen Simons
Presentatie
Paper gepubliceerd in Liber Quarterly 21 (2), January 2012

Samenvatting:

Avans Hogeschool opende drie Xplora's in 2006 en 2007. De traditionele bibliotheek is met Xplora veranderd in een leercentrum. Sinds 2005 heeft Avans Hogeschool een nieuwe organisatiestructuur en gelden nieuwe werkafspraken tussen academies en diensten. Xplora is onderdeel van het Leer- en Innovatiecentrum en heeft 85 fte personeel verdeeld over zeven teams.

In 2009 startten we met een experiment voor de invoering van een meer effectieve rapportage aan onze Raad van Bestuur. We ontwierpen een eenvoudig dashboard, waarop in een oogopslag is te zien hoe het LIC presteert op kwartaalbasis vanuit het perspectief van de Balanced Score Card (financieel, klant, intern en innovatief).

In opdracht van de Raad van Bestuur ontwikkelden we ook een op activiteiten gebaseerd begrotingsmodel voor elk team. Zo hebben we een PDCA-cyclus opgezet. We gebruikten Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's) voor het LIC als geheel en elk team afzonderlijk.

We voerden ook eenvoudige tijdschema’s in voor onze medewerkers. Met deze informatie controleerden we of de geplande tijd voor activiteiten ook echt werd besteed in de praktijk. Tevens was het een check voor de voortgang in elk kwartaal.

Belangrijk is dat we deze werkwijze ontwikkelden voor het verbeteren van processen en niet als controle-instrument voor het personeel!

Onze PDCA-cyclus is gemakkelijk te gebruiken. We zijn blij met de resultaten. We hebben nu meer objectieve managementinformatie. De Raad van Bestuur is positief over onze driemaandelijkse updates en over de manier waarop wij de noodzakelijke documenten aanleveren.

Laatst bijgewerkt op 12 maart 2015.